Om verantwoord te kunnen werken hebben we persoonsgegevens en gegevens over je gezondheid nodig. Dit is gevoelige informatie en we gaan er zeer zorgvuldig mee om. In dit privacyreglement staat beschreven hoe we dat doen.
Artikel 1
Begripsbepalingen
1. Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder dit reglement.
2. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
3. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen rond persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
4. Bewerker: externe persoon of organisatie die voor Vaccinaties op Reis persoonsgegevens verwerkt.
5. Derde: ieder ander dan de betrokkene, Vaccinaties op Reis, de bewerker, of degene(n) die onder gezag van Vaccinaties op Reis of de bewerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken.
6. Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
7. Vaccinaties op Reis: Vaccinaties op Reis, vaccinatiecentrum in Groningen en Amsterdam
Artikel 2
Reikwijdte
1. Dit reglement is van toepassing op de geautomatiseerde en de handmatige verwerking van persoonsgegevens binnen Vaccinaties op Reis.
2. Elk gebruik van persoonsgegevens berust op ten minste een van de volgende gronden:
-toestemming van betrokkene;
-noodzakelijk voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst;
-het nakomen van een wettelijke verplichting;
-noodzakelijk ter vrijwaring van vitale belangen (zoals een ernstig gevaar voor de gezondheid);
-noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd belang van Vaccinaties op Reis.
Artikel 3
Doel van de verwerking
1. Voor de verwerking van persoonsgegevens gelden de doelstellingen zoals opgenomen in de meldingen conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze meldingen zijn in te zien op de website van het College Bescherming Persoonsgegevens. Vaccinaties op Reis verwerkt geen persoonsgegevens voor andere doeleinden dan genoemd in deze meldingen.
Artikel 4
Verwerking van persoonsgegevens
1. Vaccinaties op Reis zorgt voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens.
2. Vaccinaties op Reis verplicht een bewerker bij overeenkomst dit reglement na te leven en legt daarbij zijn taken, rechten en verplichtingen schriftelijk vast. De bewerker heeft dan in ieder geval een geheimhoudingsplicht en heeft slechts toegang tot of neemt slechts kennis van persoonsgegevens voor zover dit strikt nodig is voor het werk dat hij uitvoert.
3. De bewerker is verder verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de nodige maatregelen voor de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee hij de registraties voert. Deze regelingen zijn bij de bewerker in te zien.
4. Vaccinaties op Reis treft de nodige voorzieningen voor de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en zorgt voor de nodige beveiliging tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Deze plicht rust ook op de bewerker voor (het deel van) de faciliteiten die hij onder zich heeft.
Artikel 5
Vertegenwoordiging
1. Als Vaccinaties op Reis persoonsgegevens verwerkt van kinderen jonger dan zestien jaar, treden degenen die de ouderlijke macht uitoefenen in de plaats van de betrokkene.
2. Vaccinaties op Reis komt zijn verplichtingen na tegenover de vertegenwoordiger van de betrokkene, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke.
Artikel 6
Informatieplicht
1. Vaccinaties op Reis informeert de betrokkene actief over de persoonsgegevens die hij verwerkt en met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is. De Vaccinaties op Reis overtuigt zich ervan dat betrokkene over deze informatie kan beschikken.
2. Vaccinaties op Reis informeert betrokkene vóór de verzameling van de persoonsgegevens of, als de gegevens van derden afkomstig zijn, vóór de verwerking.
Artikel 7
Verstrekking van gegevens
1. Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden is de uitdrukkelijke (mondelinge of schriftelijke) toestemming van de betrokkene vereist.
2. Binnen Vaccinaties op Reis kunnen, voor zover nodig voor hun taakuitoefening, persoonsgegevens worden verstrekt aan: degene die rechtstreeks betrokken is bij de actuele zorg of hulpverlening aan de betrokkene en personen en instanties die tot taak hebben de verleende zorg te controleren en te toetsen.
3. Buiten Vaccinaties op Reis kunnen, voor zover nodig voor hun taakuitoefening, persoonsgegevens worden verstrekt aan degene, die rechtstreeks betrokken is bij de actuele zorg of hulpverlening aan de betrokkene en tijdelijk of permanent de zorg overneemt, tenzij betrokkene hiertegen een bezwaar kenbaar heeft gemaakt.
Artikel 8
Toegang tot persoonsgegevens
1. Toegang tot de persoonsgegevens hebben slechts de Vaccinaties op Reis-medewerkers die deze gegevens verwerken of zijn waarnemer.
2. Verder hebben toegang tot persoonsgegevens de aangewezen gebruikers van de registratie, genoemd in de bijlage. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.
Artikel 9
Rechten van de betrokkene
1. De betrokkene heeft het recht op:
-inzage in, kopie van en/of correctie, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens die op hem betrekking hebben;
-afscherming van gegevens;
-verzet tegen het verwerken van gegevens.
Vaccinaties op Reis neemt een verzoek ter uitoefening van deze rechten in behandeling binnen vier weken na ontvangst van het verzoek.
2. Vaccinaties op Reis kan alleen inzage weigeren als daardoor de belangen van derden (waaronder Vaccinaties op Reis) ernstig zouden worden geschonden.
3.Vaccinaties op Reis zal het recht op verzet tegen het verwerken van gegevens honoreren als dit zijn belangen niet schaadt.
4. Vaccinaties op Reis kan een redelijke vergoeding in rekening brengen voor de verstrekking van een afschrift. Als Vaccinaties op Reis een verzoek niet honoreert, kan iedere belanghebbende hiertegen bezwaar en beroep aantekenen op grond van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 10
Bewaartermijnen
1. Vaccinaties op Reis stelt vast hoe lang persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener.
2. Als de bewaartermijn is verstreken, verwijdert de Vaccinaties op Reis de persoonsgegevens binnen één jaar en vernietigt deze, behalve wanneer:
-redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, of
-bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
-als daarover met de betrokkene overeenstemming bestaat.
3. Als de gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in deze vorm bewaard blijven.
Artikel 11
Klachten
1. Als de betrokkene vindt dat de Vaccinaties op Reis de bepalingen van dit reglement niet naleeft of als hij andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot Vaccinaties op Reis.
2. Leidt dit niet tot een voor de betrokkene acceptabel resultaat, dan kan hij:
-gebruik maken van de klachtenprocedure van Vaccinaties op Reis;
-zich wenden tot het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren. Dit moet gebeuren binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van Vaccinaties op Reis. Zie ook onze klachtenprocedure.
Artikel 12
Looptijd van de registratie
Dit reglement geldt gedurende de hele looptijd van de verwerking van de persoonsgegevens.
Artikel 13
Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking per 1 december 2010 en is bij Vaccinaties op Reis in te zien.
Artikel 14
Citeertitel
Dit reglement heet: Privacyreglement Vaccinaties op Reis
BIJLAGE PRIVACYREGELEMENT
Personen bij Vaccinaties op Reis die toegang hebben tot persoonsgegevens:
De verpleegkundigen
De telefonist(e)
De baliemedewerk(st)er
De eindverantwoordelijk arts
