Zorgvuldige zorg

Klachtenloket

Bij Vaccinaties op Reis doen wij ons best om u zorgvuldig, veilig en persoonlijk reisadvies en reisvaccinaties te geven. Bent u niet tevreden? Via dit klachtenloket kunt u uw klacht bij ons melden. Wij nemen uw ervaring serieus, zoeken graag naar een passende oplossing en gebruiken uw feedback om onze zorg te verbeteren.

Heeft u een dringende medische vraag, een ernstige klacht na een vaccinatie of maakt u zich zorgen over uw gezondheid? Neem dan direct contact op met uw huisarts, de huisartsenpost of — bij een levensbedreigende situatie — bel 112. Dit klachtenloket is niet bedoeld voor acute medische hulp.

De klachtenroute

U dient uw klacht via het klachtenloket bij Vaccinaties op Reis in. Tijdens deze interne behandeling kunt u, als u dat wilt, gratis hulp krijgen van een externe en onafhankelijke klachtenfunctionaris.

Stap	Wat kunt u doen?
1. Klacht bij ons	Meld uw klacht via het formulier op deze pagina. Wij registreren de klacht, nemen contact met u op en onderzoeken de klacht zorgvuldig. U kunt daarbij gratis onafhankelijke ondersteuning vragen.

1. Dien uw klacht in via het klachtenloket

Gebruik onderstaand formulier om uw klacht bij ons te melden. U hoeft daarin niet in detail te beschrijven wat er is gebeurd. Vul vooral uw contactgegevens in, zodat onze klachtencoördinator contact met u kan opnemen.

Bescherm uw privacy

Vermeld in het formulier en in een e-mail geen medische gegevens of andere gevoelige details. Nadat wij uw melding hebben ontvangen, neemt onze klachtencoördinator telefonisch of per e-mail contact met u op om af te spreken hoe de inhoud van uw klacht zorgvuldig kan worden besproken.

Wat gebeurt er na uw melding?

Na ontvangst registreert onze klachtencoördinator uw klacht. U ontvangt een uniek dossiernummer. Vermeld dit dossiernummer in ieder contact met ons over uw klacht; wij gebruiken het nummer ook in onze correspondentie met u.

De klachtencoördinator volgt uw melding telefonisch of per e-mail op. Samen bespreekt u op welke manier de details van uw klacht veilig en zorgvuldig kunnen worden behandeld. U mag uw klacht eerst ook bespreken met de zorgverlener of medewerker over wie uw klacht gaat, maar dat is niet verplicht.

Onze reactietermijn

Na ontvangst van uw schriftelijke klacht bevestigen wij deze zo snel mogelijk. U ontvangt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken, een schriftelijke reactie. Daarin staat ons oordeel over uw klacht, welke beslissingen wij nemen en wanneer eventuele verbetermaatregelen worden uitgevoerd.

Alleen als zorgvuldig onderzoek meer tijd nodig maakt, mogen wij de termijn één keer met maximaal vier weken verlengen. Wij laten u dat vóór het einde van de eerste zes weken schriftelijk weten. U ontvangt dus uiterlijk binnen tien weken onze schriftelijke uitkomst.

Onafhankelijke hulp tijdens de klachtbehandeling

Wilt u ondersteuning bij het indienen of behandelen van uw klacht, of bespreekt u uw ervaring liever eerst met een onafhankelijke persoon? Dan kunt u kosteloos contact opnemen met onze externe klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris is geen verplichte extra stap, neemt de klacht niet van ons over en doet geen inhoudelijke of bindende uitspraak namens Vaccinaties op Reis.

De klachtenfunctionaris kan u uitleg geven over het klachtenloket, helpen uw klacht te formuleren, met u overleggen over mogelijke oplossingen en bemiddelen tussen u en Vaccinaties op Reis. U kunt de klachtenfunctionaris ook benaderen voordat u uw klacht bij ons heeft ingediend. Wij vragen u uw klacht bij voorkeur via het formulier bij ons in te dienen, omdat wij deze dan snel kunnen registreren, onderzoeken en zo mogelijk oplossen.

Externe klachtenfunctionaris

Organisatie / naam: Klachtconsult.nl
E-mail: info@klachtconsult.nl of via het contactformulier

U kunt ook contact opnemen met de IGJ

Wilt u onafhankelijk advies over wat u met uw klacht kunt doen? Of wilt u uw ervaring delen als signaal over de kwaliteit van zorg? Dan kunt u contact opnemen met het Landelijk Meldpunt Zorg van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).

Het Landelijk Meldpunt Zorg kan uitleg geven over uw mogelijkheden en, als u dat wilt, volgen of wij uw schriftelijke klacht op tijd afhandelen. Het meldpunt behandelt of beslist niet zelf over uw individuele klacht.

Ga naar de contactpagina van het Landelijk Meldpunt Zorg

Zorgvuldige omgang met uw gegevens

Het formulier is bedoeld om uw klacht en contactgegevens bij ons te melden. Deel daarin geen medische gegevens of andere gevoelige details. Onze klachtencoördinator bespreekt na ontvangst met u hoe de inhoud van uw klacht zorgvuldig kan worden behandeld.

Wij behandelen uw klacht vertrouwelijk. Alleen medewerkers en externe partijen die de informatie nodig hebben om uw klacht zorgvuldig te behandelen, krijgen toegang tot relevante gegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens volgens onze privacyverklaring en de regels die gelden voor zorgdossiers.

Wij gebruiken klachten ook om onze zorg te verbeteren. Daarbij bekijken wij op geaggregeerd niveau wat we kunnen leren over bijvoorbeeld reisadvies, vaccinatievoorlichting, bereikbaarheid, bejegening en werkprocessen. In zulke analyses nemen wij geen onnodig herleidbare gegevens van cliënten op.

Gaat uw vraag niet over de zorg?

Gaat uw vraag of opmerking alleen over bijvoorbeeld een factuur, een afspraak, de website, bereikbaarheid of een andere service? Neem dan contact op via klacht@vaccinatiesopreis.nl. Vermeld in een e-mail geen medische gegevens of andere gevoelige details. Wanneer uw klacht ook over de verleende zorg gaat, behandelen wij dat deel via dit klachtenloket.

Veelgestelde vragen

Moet ik eerst met de zorgverlener praten?

Nee. U mag uw klacht direct via het formulier indienen. Een gesprek kan soms helpen om snel tot een oplossing te komen, maar is niet verplicht. U kunt op elk moment gratis hulp vragen aan de externe klachtenfunctionaris.

Moet ik alle details van mijn klacht in het formulier invullen?

Nee. Het formulier is bedoeld om uw klacht bij ons te melden. Vermeld geen medische gegevens of andere gevoelige details. Na ontvangst neemt onze klachtencoördinator contact met u op om te bespreken hoe de inhoud van uw klacht zorgvuldig kan worden behandeld.

Wanneer krijg ik een dossiernummer?

Na ontvangst en registratie van uw klacht ontvangt u een uniek dossiernummer. Gebruik dit nummer bij ieder contact met ons over uw klacht.

Kost de hulp van de klachtenfunctionaris geld?

Nee. De klachtenfunctionaris helpt u kosteloos met advies, het formuleren van uw klacht en het zoeken naar een oplossing.

Is de klachtenfunctionaris in dienst van Vaccinaties op Reis?

Nee. Onze klachtenfunctionaris is een onafhankelijke persoon van buiten Vaccinaties op Reis. De klachtenfunctionaris ondersteunt u kosteloos, maar neemt geen inhoudelijk oordeel namens ons en ook geen bindende beslissing over uw klacht.

Kan ik de klachtenfunctionaris benaderen voordat ik mijn klacht bij Vaccinaties op Reis heb ingediend?

Ja. Wij vragen u uw klacht bij voorkeur via het formulier rechtstreeks bij ons in te dienen, omdat wij deze dan snel kunnen registreren en oplossen. U mag de externe klachtenfunctionaris echter op ieder moment kosteloos om advies of ondersteuning vragen.

Kan iemand namens mij een klacht indienen?

Ja. U kunt zich laten ondersteunen door iemand die u vertrouwt. Een wettelijk vertegenwoordiger kan namens een cliënt een klacht indienen. Ook een nabestaande van een overleden cliënt kan een klacht indienen. Als u iemand anders machtigt om namens u op te treden, kunnen wij vragen om een schriftelijke machtiging.

Wat kan ik doen als ik een schadevergoeding wil vragen?

U kunt uw vraag over schadevergoeding opnemen in uw klacht. U kunt juridisch advies inwinnen en zo nodig naar de civiele rechter gaan.

Contact over een klacht

Wilt u een klacht melden? Gebruik dan het formulier op deze pagina. Heeft u een algemene vraag over het klachtenloket of hulp nodig bij het invullen van het formulier? Neem dan contact met ons op. Vermeld in een e-mail geen medische gegevens of andere gevoelige details.

Vaccinaties op Reis B.V.
T.a.v. klachtenbehandeling
Tappersweg 12-D
2031 ET Haarlem
E-mail: klacht@vaccinatiesopreis.nl